كيف تكونُ مديرَ مكتبٍ ناجحًاً؟
د. مصطفى رجب
أحياناً يخلط الناس بين مسميين لوظيفتين متقاربتين هما:
- السكرتير
- مدير المكتب
والطريقة المثلى للتفرقة بين الوظيفتين تتجلى في تحديد مهام كل وظيفة منهما تحديداً يوضح اختصاص صاحبها، من جهة، ومواصفاته الشخصية من جهة ثانية.
فإذا دار الحديث عن وظيفة السكرتير فإننا نجد أن المواصفات الشخصية لصاحبها يجب أن تكون على الصورة الآتية:
- أن يكون كما كان يسمى قديماً أميناً للسر، وأميناً عليه. ونقصد بأمانته للسر حفظه لأسرار العمل ووثائقه ومواعيده. ونقصد بأمانته عليه أن يكون محافظاً على ما يعرف من الأسرار فلا يبوح بها إلا لرئيسه فقط. ويحجبها عن خواص الخواص بمن في ذلك أسرته وأقرب أصدقائه.
- أن يكون دقيقاً في عمله.
- أن يكون صبوراً حمّالاً للأذى.
- أن يكون نشيطاً جاهزاً للعمل في أية لحظة.
- أن يتجنب التطوع بأية معلومات عن عمله أمام أي زائر.
- أن تتوفر لديه مهارة بدء الحديث وإشغال الضيف لحين موعد إنجاز مهمته.
- أن يكون بشوشاً مرحاً خفيف الحركة.
- أن يحسن أداء واجب الضيافة للزائرين.
أما مهام وظيفته فيمكن أن يكون لها مناسبة أخرى بعيداً عن هذه السطور التي نناقش فيها مهام زميله الآخر، المتشابه معه في الوظيفة التي تلتبس بوظيفته وهو مدير المكتب.
وظيفة مدير المكتب:
وظيفة مدير المكتب أهم من وظيفة الرئيس ، فهو صاحب المكتب نفسه إذا شئنا الدقة، لأن الرئيس الأعلى لا يرى ولا يسمع ولا يتكلم إلا من خلال المعلومات التي يوفرها له العاملون بمكتبه، فهم أذنه التي يسمع بها، وعينه التي يبصر بها إذا ما سعى إلى السماع أو الرؤية عبر الأوراق. ولذلك تذبل مهام هذه الوظيفة وتضمحل إذا ما كان الرئيس الأعلى من هواة ممارسة العمل على الطبيعة، فهو يتفقد المكاتب المختلفة، ويزور مواقع العمل بنفسه، ويتحاور مع صغار العاملين مباشرة يوعكف على دراسة ما يصله من تقارير بنفسه دراسة متأنية، فالرؤساء الأعلون فئتان:
- فئة من المكتبيين الذي جيء بهم إلى مواقعهم لاعتبارات سياسية، أو ضمن حركة ترقيات روتينية، أو لأقدميتهم فقط، أو لأي اعتبارات مماثلة، وهذه الفئة يحركها مديرو المكاتب فهي بهم ترى وتسمع وتبطش.
- فئة من القادة المتميزين الطموحين النشطاء الذي أشرنا إلى بعض صفاتهم الحركية وقدراتهم الشخصية فيما سبق. فهم يفضلون الاحتكاك المباشر، والعمل مع الجميع دون سواتر من تقارير أو مستشارين أو مراكز قوى.
مهام مدير المكتب:
على أن مهام مدير المكتب نفسه لا يؤثر فيها سلباً أو إيجاباً نوعية الفئة التي ينتمي إليها الرئيس الأعلى من الفئتين السابقتين، فمهام مدير المكتب تنحصر في النقاط التالية التي نرتبها حسب أهميتها من وجهة نظرنا:
- الإلمام بالقوانين والقرارات المنظمة لعمل المؤسسة وحفظها ورقياً وإلكترونياً بحيث يسهل الوصول إليها عند طلبها.
- حفظ اللوائح والنشرات والقرارات التي تصدر عن الرئيس الأعلى بصورة تراكيمة منظمة.
- التحضير للجلسات والاجتماعات التي يتطلبها العمل سواء أكانت اجتماعات مجالس عليا، أو اجتماعات لجان متخصصة دائمة أو مؤقتة المهام. ويقتضي التحضير للاجتماعات:
- معرفة أسماء الأعضاء المطلوب حضورهم.
- معرفة عناوين مساكن الأعضاء والاحتفاظ بها للضرورات.
- حفظ أرقام هواتف الأعضاء.
- حفظ البريد الإليكتروني لكل عضو.
- إعداد ملف لكل عضو بجدول أعمال الاجتماع ووضعه أمام مقعده قبيل بدء الاجتماع.
- التأكد من سلامة عمل الهواتف والأجراس والإضاءة والإليكترونيات في قاعة الاجتماعات.
- توفير مستلزمات الأعضاء من الأوراق والأقلام والمظاريف والمشروبات . . إلخ.
- إعداد اللازم فيما يخص مكافآت الأعضاء إذا كان ذلك معمولاً به في المؤسسة.
- تدوين محاضر الاجتماعات وحفظها.
- مراجعة البريد اليومي للرئيس الأعلى ويتطلب ذلك:
- عزل البريد الشخصي عن البريد العام.
- عزل المكاتبات الداخلية وعرضها في ملف خاص.
- عدم فتح المكاتبات التي تبدو شخصية للرئيس الأعلى.
- عرض المكاتبات الخارجية مشفوعة بمذكرة موجزة تلصق أعلاها تتضمن ملخصاً للمطلوب في المكاتبة.
- إعداد قاعدة بيانات تتضمن عناوين وهواتف كل جهة خارجية ترد منها مكاتبة لتسهيل الاتصال بها عن طلب ذلك.
- تدوين مذكرات صغيرة بكل مكالمة هاتفية يرد عليها مدير المكتب.
- القدرة على التخلص من الزائرين الفضوليين، أو غير المرغوب في مقابلتهم بأسلوب لبق لا يترتب عليه ضوضاء أو ردود أفعال عصبية تثير المتاعب.
- التصرف في الموافق الطارئة وفقاً لما ترسخ لدى مدير المكتب من خبرات سابقة في مواقف مماثلة، أو قريبة الشبه بالمواقف الطارئة.
- التعامل الرشيد مع الأوراق المكدسة ويتضمن:
- التخلص النهائي من الأوراق غير الضرورية بإتلافها بالماكينة المخصصة لذلك، وعدم إلقائها في صناديق القمامة بما تتضمن من معلومات.
- التخلص المؤقت من الأوراق المتوقع عدم الاحتياج إليها على المدى القريب بحفظها في المخازن مع معرفة أماكن حفظها بحيث يسهل الوصول إليها إذا احتيج إليها.
- تنظيم الملفات التي تضم أوراق المكتب وترتيبها حسب درجة تكرار العودة إليها.
- أرشفة المستندات الورقية وتخزينها وفق تسلسل معين.
- الاحتفاظ بعلاقات إنسانية طيبة وتبادل المجاملات مع نظرائه من مديري مكاتب رؤساء المصالح والجهات التي تتعامل مع مؤسسته.
- عدم السعي للحصول على إجازات في أوقات ذروة العمل، أو في المواسم التي تكثر فيها الاجتماعات.
- مراجعة ما تم اتخاذه من قرارات، وما صدر من تعليمات في غيابه بعد عودته من إجازة صغيرة كانت أو كبيرة حتى يكون على بينة بتطورات أعمال المؤسسة.
السمات الشخصية لمدير المكتب الناجح:
لابد لمدير المكتب – إذا أراد أن ينجح في عمله – من أن يتحلى بمجموعة من الصفات التي ترفع قدره عند رئيسه الأعلى وعند المتعاملين معه وعلى الرؤساء الأعلين حين يبحثون عن مدير مكتب ناجح أن يتحروا – في أثناء اختباراتهم واختياراتهم- وجود بعض هذه السمات فيمن يختارونه لهذه المهمة. ومن هذه السمات في نظرنا:
- البشاشة والمراح.
- الطلاقة اللغوية.
- إتقان لغة أجنبية.
- اللباقة.
- سرعة البديهة.
- الأناقة وحسن المظهر.
- قوة الذاكرة.
- الحرص على النظام والنظافة.
- القدرة على امتصاص غضب الآخرين.
- التحكم في درجة القلق والتوتر,.
- التحكم السريع في الانفعالات.
- تجنب ردود الفعل العشوائية.
- التمتع بقدر مناسب من الثقافة العامة.
- احترام المواعيد بدقة شديدة.
- الالتزام بتنفيذ ما يوكل إليه.
